効率化 考え方

仕事の速い人のシンプルな3つの工夫

投稿日:2018年9月1日 更新日:

仕事が圧倒的に速い人がいます。

「仕事の速い人」はどうして仕事が速いのか、
「仕事の速い人のシンプルな3つの工夫」をご紹介します。

整理整頓している

「仕事の速い人」「整理整頓」しています。

「仕事の速い人」は無駄に時間を消費しません。
常に整理整頓し、ほしい情報がすぐ取り出せる様にしています。
また、整理整頓はデスク回りや引き出しの整理だけではありません。

  • フォルダ名、ファイル名をルール化&統一化
  • メール件名のルール化&統一化
  • 便利サイト&よく使うサイトをブックマーク
  • 社内サーバー&クラウドのアドレスをブックマーク
  • デスクトップにファイルを貯めない
  • よく使う単語を辞書登録
  • etc

など、「情報の整理整頓」をしています。

整理整頓していないと「情報を探す無駄な時間」が発生します。
情報を探した結果、ほしい情報にたどり着けず、一から作業をする場合もあるでしょう。

 

「仕事の速い人」は情報を整理整頓している為、
仕事が発生したらすぐに、

  • 処理に必要な情報があるフォルダにアクセス(ショートカットから即アクセス)
  • 必要なファイルを取り出し
  • ファイルを編集(辞書登録で楽々)
  • ファイル名を編集(ルール化に沿ってファイル名を入力するので分かり易い)
  • 過去メールをコピーして新規メールを作成(ルール化している為、過去メールをすぐに呼び出してコピー)
  • 新規メールの必要箇所を編集(辞書登録で楽々)
  • メールで資料送付&完了

と、自分の整理した情報とルールに従って処理する為、
時間をロスせず、最短で処理を進めます。

 

テンプレート化している

「仕事の速い人」「テンプレート化」しています。

仕事は同じことを繰り返すことが多くあります。
毎日、毎週、毎月繰り返す仕事は、テンプレートを作成して、
次回からは最小の入力作業、編集作業で済ませられる様に準備しています。

「テンプレート化」には様々なものがあります。
例えば、

  • 申請ファイル
  • 送付状
  • 議事録
  • 日報などのメール本文

のテンプレート化は当然です。

広義では、

  • よく使う単語を辞書登録
  • よく使う取引先宛の配送伝票(印字済み)の準備
    ※日本通運、佐川急便などに依頼すれば、宛名や住所を印字した伝票を用意してくれます。

など、自分で行う作業を最小限にする工夫をしています。

テンプレート化を行わない場合、
本来やらなくていい仕事を、毎回一から繰り返します。

 

完了地点から考える

「仕事の速い人」「完了地点から考える」ことをしています。

仕事に取り掛かる前に、
「完了地点までの必要な処理の把握」
を行っています。

「完了地点までの必要な処理の把握」をすることで、

    • 納期が間に合うかどうか(対応できるかどうかを相手に回答してギリギリの仕事をしない)
    • 誰かに依頼する必要があるかどうか(先に誰かに依頼することでタイムロスを抑える)

をすぐに判断し、優先順位を付けて対応する為、
タイムロスや納期ギリギリなど、
他部署に迷惑を掛けたり、品質を下げることもありません。

完了地点を考えないで仕事に取り掛かる場合、
納期に間に合うかどうかや誰かに依頼する必要があるかどうかなど、
行き当たりばったりになってしまいます。

 

「仕事の速い人のシンプルな3つの工夫」は、

  • 整理整頓している
  • テンプレート化している
  • 完了地点から考える

をすることで実践できるでしょう。

スポンサーリンク

pr001




pr001




-効率化, 考え方

執筆者:

関連記事

パワーポイントに含まれる動画、画像を一括で抽出する方法

作業概要・目的 資料に含まれる動画、画像を一括で効率的に抽出する。 詳細手順 1、ファイルの拡張子を表示させる 任意のフォルダを開き、表示ボタンをクリック。 「ファイル名拡張子」にチェックを入れる。 …

メールを効率化する7つの方法(その1)初めに趣旨(結論)を書く

ビジネスで毎日見るものの1つにメールがあります。 現代において、数十、数百件のメールを毎日処理し、 年間で数千、数万件のメールを処理することも珍しくないでしょう。 そんな毎日のメール処理を効率化する7 …

複数のCSVを一括でまとめる方法

  作業概要・目的 複数のCSVファイルを1ファイルにまとめる作業を自動化、効率的に処理する。 詳細手順 1、まとめたいCSVファイルを1つのフォルダに格納する。 フォルダを新規作成し、まと …

Googleスプレッドシートで、特定文字が入力された行に自動で色を付ける方法

作業概要・目的 スプレッドシートで案件管理、タスク管理をする等の際、 進捗入力欄に特定文字を入力すると行の色を自動で変更することで、 視覚的に案件状況、タスクを把握し易くする。 詳細手順 1、背景の色 …

フォルダを一括で作成する方法

作業概要・目的 Windowsでのフォルダ作成作業を自動化、効率的に処理する。 詳細手順 1、バッチファイルを作成する。 テキストファイルを新規作成。 作成したテキストファイルに以下を入力。 ※「@r …