メール術

メールを効率化する7つの方法(その1)初めに趣旨(結論)を書く

投稿日:2018年9月3日 更新日:

ビジネスで毎日見るものの1つにメールがあります。

現代において、数十、数百件のメールを毎日処理し、
年間で数千、数万件のメールを処理することも珍しくないでしょう。

そんな毎日のメール処理を効率化する7つの方法をお伝えします。

初めに趣旨(結論)を書く

これが出来ていない人、結構います。

最後まで読まないと何のメールなのか分からないタイプのメールです。
サンプルを見てみましょう。

サンプルメール
ーーーーーーーーーー
件名:〇〇株式会社訪問について
本文:
XXさん

おつかれ様です。

表題の件、
今日は〇〇株式会社に訪問致しました。

情報システム部部長とお会いし当社のサービスを導入検討したいとのことでした。

また、競合との比較もされるとのことです。
競合は既存取引がある為、少し当社に不利な点もありますが、
サービスは当社が優位と考えています。

さて、上記について先方の予算稟議の兼ね合いから、
来週にも提案書がほしいと要望を頂いております。
急で申し訳ないのですが、明日の午後社内打ち合わせのお時間を頂きたく、
お願い出来ますでしょうか。

どうぞ宜しくお願い致します。
ーーーーーーーーーー

如何でしょうか。

このメールは最後から2行目の
「急ぎ明日の午後社内打ち合わせの時間がほしい」
というのが、メールで相手に伝えたいことです。

ただ、XXさんはメールの最後を読むまで何のメールか分からず、
もやもやしたままメールを読まされることになります。
また、「急で申し訳ない」とメールにあるにも関わらず、伝えたいことは最後に書いてしまっています。
件名も「~訪問について」となっており、報告なのか相談なのかも本文を読むまで分かりません。

では、初めに趣旨(結論)を書いてみてはどうでしょうか。

サンプルメール
ーーーーーーーーーー
件名:【明日午後14時から:社内打ち合わせのご相談】〇〇株式会社向け提案について
本文:
XXさん

おつかれ様です。

表題の件、
〇〇株式会社向けの提案について、
明日午後14時から、社内打ち合わせのお時間を頂きたく、
お願い出来ますでしょうか。

急で申し訳ないのですが、
本日先方へ訪問した所、先方の予算稟議の兼ね合いから、
来週にも提案書がほしいと要望を頂いております。

◆連絡事項
・競合との比較もされるとのことです。
・競合は既存取引がある為、少し当社に不利な点もあります。
・情報システム部部長は、当社のサービスを導入検討したいとのことです。
サービスは当社が優位と考えています。

どうぞ宜しくお願い致します。
ーーーーーーーーーー

如何でしょうか。
かなり読みやすく感じますよね。

これはメールの初めに趣旨(結論)を書いているからです。

メールを読む側は、
「明日午後、~中略~、お願い出来ますでしょうか。」の部分を読んだ時点で、
「社内打ち合わせの相談なんだな。」と認識します。

その為、以降の文章も「明日午後に社内打ち合わせ」を意識した状態で読むので、スッと理解出来るのです。

また、メール件名に「【明日午後:社内打ち合わせのご相談】」を書いてあるので、
メールを開く前から「社内打ち合わせの相談なんだな。」と理解できます。

今回のサンプルメールは少しオーバーに感じる人もいるかもしれません。

実際に、主語がない質問や、質問に対して全く回答になっていない返信など、
分かりづらいメールはまだまだあります。

相手が読みやすいメールを送れば、
相手もスムーズに理解するため、返信や調整が円滑に進めやすくなります。
分かりやすいメールは自分に帰ってくるのです。

皆さんもメールを送る時は、趣旨(結論)を先に書き、
相手に読みやすい文章を心がけましょう。

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ハント

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普段は某IT企業に勤務しています。
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