現代において、数十、数百件のメールを毎日処理し、
年間で数千、数万件のメールを処理することも珍しくないでしょう。
そんな毎日のメール処理を効率化する7つの方法をお伝えします。
初めに趣旨（結論）を書く
これが出来ていない人、結構います。
最後まで読まないと何のメールなのか分からないタイプのメールです。
サンプルを見てみましょう。
サンプルメール
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件名：〇〇株式会社訪問について
本文：
ＸＸさんおつかれ様です。
表題の件、
今日は〇〇株式会社に訪問致しました。情報システム部部長とお会いし当社のサービスを導入検討したいとのことでした。
また、競合との比較もされるとのことです。
競合は既存取引がある為、少し当社に不利な点もありますが、
サービスは当社が優位と考えています。さて、上記について先方の予算稟議の兼ね合いから、
来週にも提案書がほしいと要望を頂いております。
急で申し訳ないのですが、明日の午後社内打ち合わせのお時間を頂きたく、
お願い出来ますでしょうか。どうぞ宜しくお願い致します。
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如何でしょうか。
このメールは最後から2行目の
「急ぎ明日の午後社内打ち合わせの時間がほしい」
というのが、メールで相手に伝えたいことです。
ただ、ＸＸさんはメールの最後を読むまで何のメールか分からず、
もやもやしたままメールを読まされることになります。
また、「急で申し訳ない」とメールにあるにも関わらず、伝えたいことは最後に書いてしまっています。
件名も「～訪問について」となっており、報告なのか相談なのかも本文を読むまで分かりません。
では、初めに趣旨（結論）を書いてみてはどうでしょうか。
サンプルメール
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件名：【明日午後14時から：社内打ち合わせのご相談】〇〇株式会社向け提案について
本文：
ＸＸさんおつかれ様です。
表題の件、
〇〇株式会社向けの提案について、
明日午後14時から、社内打ち合わせのお時間を頂きたく、
お願い出来ますでしょうか。急で申し訳ないのですが、
本日先方へ訪問した所、先方の予算稟議の兼ね合いから、
来週にも提案書がほしいと要望を頂いております。◆連絡事項
・競合との比較もされるとのことです。
・競合は既存取引がある為、少し当社に不利な点もあります。
・情報システム部部長は、当社のサービスを導入検討したいとのことです。
サービスは当社が優位と考えています。どうぞ宜しくお願い致します。
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如何でしょうか。
かなり読みやすく感じますよね。
これはメールの初めに趣旨（結論）を書いているからです。
メールを読む側は、
「明日午後、～中略～、お願い出来ますでしょうか。」の部分を読んだ時点で、
「社内打ち合わせの相談なんだな。」と認識します。
その為、以降の文章も「明日午後に社内打ち合わせ」を意識した状態で読むので、スッと理解出来るのです。
また、メール件名に「【明日午後：社内打ち合わせのご相談】」を書いてあるので、
メールを開く前から「社内打ち合わせの相談なんだな。」と理解できます。
今回のサンプルメールは少しオーバーに感じる人もいるかもしれません。
実際に、主語がない質問や、質問に対して全く回答になっていない返信など、
分かりづらいメールはまだまだあります。
相手が読みやすいメールを送れば、
相手もスムーズに理解するため、返信や調整が円滑に進めやすくなります。
分かりやすいメールは自分に帰ってくるのです。
皆さんもメールを送る時は、趣旨（結論）を先に書き、
相手に読みやすい文章を心がけましょう。
